ความสัมพันธ์ระหว่างส่วนหัวของใบขอซื้อและสถานะรายการ · ปิดแล้ว – รายการใบขอซื้อได้รับอนุมัติ และเอกสารถูกสร้างขึ้นแล้ว ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อ · ถูกยกเลิก
ยกตัวอย่างเช่น ฝ่ายบัญชีของบริษัทต้องการซื้อกระดาษ และเครื่องเขียน เพื่อใช้ในการทำงาน ฝ่ายบัญชีของบริษัทก็จะจัดทำ ใบขอซื้อ ขึ้นมาโดยจะมีการระบุรายการและจำนวนที่ฝ่ายบัญชี PO ย่อมาจาก Purchase Order หมายถึง “ใบสั่งซื้อ” เป็นเอกสารที่ออกโดยฝ่ายจัดซื้อของบริษัทใช้เป็นคำสั่งซื้อของบริษัท ซึ่งใบสั่งซื้อ จะถูกจัดทำขึ้นภายหลังของใบขอซื้อ และจากนั้น
ปอเช่ ระบบใบขอซื้อ เป็นการบันทึกรายการขอซื้อสินค้า วัตถุดิบ อะไหล่ และวัสดุสิ้นเปลือง เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจซึ่งเมื่อบันทึกรายการขอซื้อเรียบร้อยแล้ว สามารถอ้างอิงใบขอซื้อ เพื่ออนุมัติการขอซื้อต่อไป บันทึกรายการสินค้าที่ต้องการขอซื้อจากผู้ขาย สั่งพิมพ์หรือส่งใบขอซื้อ ให้ผู้ขายหรือผู้ที่เกี่ยวข้องผ่านอีเมล์แบบออนไลน์ได้ทันที
